Jurnal de Organizator de Evenimente – File din Agenda unui Project Manager

 In #viata_la_universum, From Our Corporate Events

[cml_media_alt id='7628']jurnal de organizator de evenimente - PM Eliza[/cml_media_alt]

de Eliza Pisică, Project Manager M.I.C.E. Division

Universum Events pentru Divizia Auto Inergy Pitești

În lumina pasiunii mele din ultima vreme pentru evenimentele sportive și semi-sportive (bineînțeles că mă refer la Hercules Trophy), la mijlocul lunii iulie am primit un brief pentru un eveniment care presupunea organizarea unor activități ușor atletice, în aer liber, pentru o companie de aproape 150 de angajați.

Așa am aflat despre Divizia Auto Inergy Pitești, unul dintre furnizorii Dacia, o companie care se ocupă de 70 de ani de producția de circuite de carburant, la Pitești.

M-am bucurat pentru că urma ca tot evenimentul să aibă loc afară și asta însemna că ne așteptăm la set-up outdoor prietenos și la invitați super relaxați, iar un astfel de mindset urma să ne dea și nouă, echipei de organizare a evenimentului, o stare de veselie într-o zi de vineri.

Să vă povestesc și ce am făcut, nu?


PRE EVENT

Comunicarea printr-o singură voce

Cu o săptămână mai devreme, Pitești

Știm cât de important este ca într-un proiect, indiferent cât de mare sau de mic ar fi, să ținem o comunicare clară, eficientă, printr-o singură voce din partea fiecărei organizații implicate. Pentru noi este o decizie ușoară de obicei, pentru că vom transmite tot ce ne dorim prin vocea Project Manager-ului, indiferent în ce direcție (clienți sau furnizori). Însă nu la fel stau lucrurile în toate casele, astfel că uneori e nevoie să deschidem toate ușile ca să adunăm cele mai potrivite detalii și să construim toate puzzle-urile.

Așa că am pornit în prospecție cu o săptămână înainte de eveniment și ne-am împrietenit repede cu Doamna Rodica de la locație. E un apelativ destul de frecvent folosit în zonă, din câte am observat, indiferent de vârstă. Semn de respect și apreciere. Era așa de cald încât ne-am întrebat imediat cum aveam noi să stăm departe de piscină în timpul evenimentului dacă vom avea o zi la fel de călduroasă?

După o oră de luat măsurători, de așezat logistica în spațiu cu privirea, și de discuții cu reprezentanții locației, părea că este pentru prima oară când aceștia aflau ce urma să se întâmple.

Așa am aflat că pe fiecare detaliu din eveniment, mai multe persoane discutau în același timp cu locația – pentru meniul de mâncare și băuturi, pentru contract, pentru activități, pentru agenda și tot așa. Noi eram deja a 5-a voce cu care Doamna Rodica vorbea și inițial nu a fost prea încântată.

Noroc că i-am făcut pe loc un scenariu de eveniment, cu toate elementele (de care ne ocupam noi sau nu) la locul lor și i-a plăcut. Așa ne-am împrietenit și am avut o colaborare foarte frumoasă până la eveniment si sperăm că și după acesta.

Pregătiri pentru un eveniment reușit, București

Clientul nostru și-a dorit foarte mult să aibă controlul (aproape) exclusiv al tuturor furnizorilor și activităților și, din experiență, știm că acest lucru nu le-a fost cel mai ușor.

Responsabilitățile noastre s-au redus, astfel, la gestionarea atelierelor sportive (care erau preferatele noastre!).

Numai că nu ne-am putut abține și am venit un pic mai mult în sprijinul echipei clientului, oferind consultanță atât pe set-up-ul tuturor atelierelor, cât și pe agendă, în așa fel încât să fim siguri că ne vom bucura toți de un eveniment de succes, în care toți invitații să se simtă apreciați și să fie recompensați, furnizorii să știe cu toții agenda si detaliile de set-up, iar clientul să se simtă relaxat. Utopic, nu? Noi credem că e perfect fezabil.


ZIUA LOR

Divizia Auto Inergy Pitești – aniversarea a 70 de ani

Ora 5:30, București

Trebuie să ajungem din timp la Pitești și avem o echipă de 8 oameni de deplasat, așa că nu mai e vreme de dormit. Cum am mai făcut și cu alte ocazii, m-am apucat să îmi sun dintre colegi și să îi trezesc. O bucurie și pentru ei, vă dați seama!

A plouat toată noaptea la București, oare putem avea încredere în toate site-urile de specialitate care de o săptămână încoace spun că va fi cald azi?

Ora 9:30, Pitești

Cu hărțile în față, ne-am apucat de treabă, ne-am împărțit responsabilitățile și am început să montăm logistica. Ne-am propus să finalizăm totul cu cel puțin o oră înainte de eveniment, ca să avem timp să mai facem împreună o trecere prin toată agenda și să bem a doua cafea.

Încă sunt nori pe cer, dar de undeva departe, dinspre vest, se vede o lumină caldă. Nu ne mai facem griji, o să ne învăluie în curând.

Pe la jumătatea perioadei de montaj au început să apară și alți furnizori în locație și nu mică ne-a fost mirarea că toți ne căutau pe noi să îi coordonăm. Ne-am bucurat, pentru că am realizat că încrederea pe care i-am inspirat-o clientului nostru l-a determinat să ne transforme în contactul principal pentru toți furnizorii, chiar dacă nu noi îi gestionaserăm până în acel moment.

Un exemplu minunat de client care se bazează pe staff-ul lui de organizatori este acel client care nu simte nevoia să fie prezent la locație încă din timpul montajului. Odată ce am stabilit împreună o schiță de setup și un flow al evenimentului, am avut libertatea de a lua toate deciziile de pregătire și implementare, pe toată durata evenimentului, iar acest lucru ne-a adus încă o satisfacție mare, mai ales în contextul în care eram chiar la prima colaborare în această formulă.

Ora 11:30

Eram deja aproape gata cu toate detaliile când ne-am întâlnit pentru un scurt status și cu clientul. După o discuție de câteva minute, ne-am dat seama că e important ca cineva anume să prezinte activitățile și modul lor de desfășurare și să îi incurajeze pe invitați să participe la toate. Colega noastră, Sabina, era cel mai în măsură să joace rolul unui MC. A fost o surpriză foarte plăcută pentru noi toți, echipă și client!

Ups! Deja e mai cald decât limita legal admisă (ar trebui să existe una!), vom avea grijă ca toată lumea să fie bine hidratată.

 Ora 13:30 – 21:00

Am început evenimentul conform agendei și ne-a plăcut mult faptul că invitații au folosit unul dintre atelierele noastre drept photo-corner – fiind un element prezent mai rar în evenimente, nu ne-a surprins mult interesul crescut al participanților.

Toată competiția s-a desfășurat cu veselie, cu mult curaj în unele cazuri, cu spirit competitiv în altele, cu o mare curiozitate pentru atelierele nemaivăzute, dar mai ales cu bucuria zilei petrecute împreună cu toți colegii, în timpul unei zile de lucru, dar într-un mediu relaxat.

Peste o treime dintre invitați au fost premiați, iar acest lucru i-a făcut pe mulți dintre ei să se simtă mai apreciați în grupurile și departamentele lor, atingând astfel obiectivele pe care clientul nostru și le propusese.

Ah, cum era să-mi scape?!  Înghețata locală, de la Albota, a fost magică! Cu ingrediente proaspete, preparată în casă, păstrată și servită cu multă grijă, ne-a rămas direct în suflet! Ce caniculă? Ce deshidratare?


WOW Moments

Ne-au impresionat și ne-au bucurat deopotrivă câteva detalii care s-au petrecut la evenimentul Diviziei Auto Inergy Pitești și credem că e important ne uităm către ele și pe viitor.

Primul e că indiferent de amploarea unui proiect, îl tratăm cu același nivel de seriozitate și ne implicăm cu la fel de multă grijă și responsabilitate, pentru că ne place să ne bucurăm de bucuria clientului la final de proiect.

Când lucrăm pentru prima oară cu un client, ne dorim să ajungem cât mai repede la un numitor comun în comunicare și în modul de lucru cu el, ca să fim siguri că putem atinge toate obiectivele lui. Cu cât ne asumăm mai curând toate mesajele, nevoile și așteptările clientului, cu atât mai ușor este să ne desfășurăm pe toate canalele și să facem lucurile să se întâmple neașteptat de frumos!

Știm că e dificil pentru clienți să cedeze controlul în mâna partenerilor cu care lucrează, că vor să se asigure și reasigure că totul va fi așa cum și-au imaginat ei, dar atât de mult îi apreciem pe cei care văd în noi consultanți (și nu doar executanți) și au încredere să ne lase pe mână tot flow-ul de eveniment și un pic mai mult de atât! Ne-a plăcut foarte mult să lucrăm cu Divizia Auto Inergy Pitești și abia așteptăm să o facem și anul viitor, cu un eveniment și mai wow!

Așa se face că am ajuns împreună la concluzia că un eveniment este cu atât mai reușit cu cât are o poveste mai frumos integrată și un fir roșu bine gestionat de o singură echipă care știe absolut toate detaliile poveștii.

Mai rămân elementele-surpriză, de care ne ocupăm pe loc, atunci când ne întâlnim cu ele. Ne surprind, dar nouă ne cam plac provocările și abia așteptăm să le găsim noi soluții!

Recent Posts

Leave a Comment

13 + twenty =

Start typing and press Enter to search

>