Jurnal de Organizator de Evenimente – O zi din viata unui Project Manager

 In #viata_la_universum, From Our Corporate Events

[cml_media_alt id='7636']jurnal de organizator de evenimente - PM Sabina[/cml_media_alt]

de Sabina Popârlan, Project Manager M.I.C.E. Division

Suna ceasul. E joi si e 5:45. Nu sunt deloc o persoana matinala, doar ca astazi se anunta o zi lunga; deseara plecam la eveniment. In timp ce ibricul sfaraie pe aragaz, inca pe jumatate adormita, imi fac in minte to do-ul de astazi.

In mare, este despre evenimentul care urmeaza, dar strecor si taskuri pentru proiectele care urmeaza si clientii care abia asteapta sa ma intorc saptamana viitoare.
Toata ziua se desfasoara conform planului, cu e-mailuri si telefoane, trecand inca o data prin tot evenimentul. Inca o data, adica de vreo trei ori, pentru ca daca e sa am un defect ala este OCD-ul si faptul ca din “event planner” am retinut ca daca ajungi sa fii stresat in ziua evenimentului, inseamna ca ceva n-ai facut bine.

00:00: toate materialele, bagajele si echipa de proiect sunt “incarcate” in masini. Ne asteapta cateva ore bune de drum, dar suntem obisnuiti ca mare parte din viata sa ne-o petrecem in masini. Dam muzica tare si dansam, radem, dormim sau povestim cateva detalii despre eveniment. Intotdeauna ne gasim ocupatii.

Ziua de dinainte de eveniment nu este niciodata prietenenoasa si te tine in priza de dimineata pana seara. Iti pune cele mai multe intrebari si, uneori, te face sa te indoiesti pentru ca inca iti vin multe idei si este un exercitiu nu tocmai usor sa te convingi ca deciziile pe care le-ai luat pana acum sunt cele mai bune, bineinteles, lasand spatiu pentru mici imbunatatiri.
Fiecare detaliu care apare iti trece prin gand sa-l lasi pentru a doua zi dimineata, dupa care iti dai seama ca mai bine pastrezi acel timp pentru neprevazut. Pentru ca nu exista eveniment care sa nu implice si neprevazutul. Oricat de mult ai planifica si ai trece prin checklist-uri, intotdeauna va aparea cel putin un element pe care nu l-ai luat in calcul sau o modificare, asa ca e nevoie sa fii permanent in alerta.
De ce atata atentie la detalii? Oare nu merge “si asa”? Nu. Clientii tai se asteapta, asa cum e normal, ca tu sa fii mai mult decat un executant. Tu esti un consultant, esti specialistul care ii ofera cele mai bune solutii si idei pe toata perioada proiectului. Cat de confortabil te-ai simti doar sa implementezi, fara sa fii nevoit sa iei decizii si sa cauti intotdeauna alte si alte variante, pana ajungi la cea mai buna? Unde ar mai fi amprenta ta?!

Ziua de eveniment trece fara niciun moment de criza, iar pe masura ce te apropii de sfarsit zambetul ti se intinde pe toata fata. In final, despre asta este vorba. Bucuria participantilor, multumirea clientului si o echipa de implementare fericita sunt cateva dintre lucrurile care anuleaza orice nopti nedormite, stres si momente de panica. Toate la un loc pentru ca evenimentul nu este doar despre Project Manager. Ai nevoie langa tine de o echipa care sa mearga in aceeasi directie, care sa impartaseasca atentia la detalii, pentru ca atunci cand este nevoie sa-ti arate amanunte care, poate, tie ti-au scapat din imaginea de ansamblu. Ai nevoie sa fie langa tine oameni care sa-ti ofere si o alta perspectiva.
Evenimentele au acest dar: cand ies bine sa stearga cu buretele tot ce a fost inainte si te lasa sa pastrezi doar ce poti face mai bine data viitoare.

Duminica, 12:00, ne reluam locurile in masina cu destinatia Bucuresti. Si in timp ce dormi te gandesti la tot ce urmeaza si proiectele pe care le ai in lucru. Un eveniment reusit nu-ti garanteaza nici pe departe ca asa vor fi si celelalte, prin urmare o iei de la capat si iti faci zeci de to do-uri, treci de nenumarate ori prin checklist si ramai in alerta. Orice moment de delasare iti poate fi fatal. Iar scopul este sa livrezi ceea ce promiti: evenimente custom, inedite, cu un client service de exceptie si implementare flawless.

Iar daca titlul va induce in eroare, da, uneori o zi din viata unui PM incepe joi si se termina duminica. Alteori incepe in septembrie si se termina in ianuarie.

Recent Posts

Leave a Comment

fifteen + three =

Start typing and press Enter to search

>